vanderlande.taxFiction

Vanderlande Tax · Monday 4 December 2028

Tax no longer waits to be informed.

Business changes reach Tax with the evidence attached. People make the call.

See Monday morning

Monday 08:42

Five things changed. Tax already knows.

Each signal comes with its evidence. People decide what it means.

Tax inboxMon 4 Dec 2028 · 08:42

Sorted 0 of 5

  • Project changeProject plan · 06:58

    Project Heron

    What changed
    Installation now takes 22 weeks, not 8. Four more engineers are on site.
    Why Tax may care
    The tax assessment approved at bid stage assumed a short stay on site.
    Evidence attached
    • Change order 114
    • Project plan v9
    • Site staffing list
    Next step
    Review the approved assessment · Project tax lead

Open a signal. Then send it to review, or close it.

Fictional projects and numbers. Codes say what happened, never the tax answer. People decide.

Two years on

What changed for Tax

The same people and the same rules. Far less searching.

  1. A project changes

    Late 2026
    Someone had to notice, see that Tax might care, find us and tell us. Sometimes three months later.
    December 2028
    The change reaches Tax with the evidence attached. A person decides if it matters.

  2. Monday morning

    Late 2026
    A long list, then a scavenger hunt for context.
    December 2028
    A short list of what deserves attention. The context is already there.

  3. When Tax joins a deal

    Late 2026
    After the price is fixed.
    December 2028
    While choices are still choices. With three questions, not a thick report.

  4. Where the time goes

    Late 2026
    Which contract? Which version? Who approved it? Where is the certificate?
    December 2028
    Judgment.

AI is doing quite a lot of the work I had to do before I could do my job.

Eva, TaxPodcast “Two years later” · Fictional speaker

Status board

What we built, and what we stopped

Nine ideas, tested on real cases. Six are in use. Two are pilots. One was switched off.

Tax use cases · Updated Mon 4 Dec 2028

6 Live2 Pilot1 Stopped

  • Audit ourselves firstAI looks for gaps in our own files. We run it as a team workshop.Since Q1 2027Live
    The problem
    Our own files can hold contradictions and missing documents. Better that we find them first.
    How we tested it
    An old case file, plus a test copy with gaps we planted on purpose.
    What we measure
    Planted gaps found, gaps missed, false alarms and review time.
    Owner
    Tax process owner
  • Alert for every exceptionSent 68 emails on day one.Since Q2 2027Stopped
    The problem
    We wanted to see every exception.
    How we tested it
    Switched on for every project at once.
    What we learned
    Nobody reads 68 emails. We now count alerts that help someone, not alerts sent.
    What replaced it
    The Monday list: a few signals, each with its evidence.
  • Close explainerSends signal CLSExplains movements only where support exists. Asks for the rest.Since Q3 2027Live
    The problem
    Month-end explanations took days of chasing. Fluent text could hide missing support.
    How we tested it
    Old reporting exceptions. The existing calculations stayed the source of truth.
    What we measure
    Time to resolve exceptions, unsupported explanations stopped, review effort.
    Owner
    Reporting lead
  • Where is our money?Sends signal PAYExplains payment gaps and drafts requests for missing certificates.Since Q4 2027Live
    The problem
    Invoiced, paid and documented did not always match. Nobody owned the gap.
    How we tested it
    One country, a small set of receivables and a named Finance owner.
    What we measure
    Documents received, cases closed and cash actually recovered, kept apart from “potential”.
    Owner
    Receivables lead
  • Project Change RadarSends signal CHGFlags when a project no longer matches the tax assumptions behind it.Since Q1 2028Live
    The problem
    Tax heard about project changes late, or not at all.
    How we tested it
    Replayed a finished project step by step, with only the documents known at each point.
    What we measure
    Changes caught before approval, changes missed, false alarms and review effort.
    Owner
    Project tax lead
  • Bid challengeSends signal CTRFinds three open tax questions before the price is fixed.Since Q2 2028Live
    The problem
    Tax joined deals after the price was fixed.
    How we tested it
    Three finished bids, compared with what the team actually decided.
    What we measure
    Issues raised while the deal team could still act, and review time.
    Owner
    Deal tax lead
  • R&D evidence trailCollects technical evidence while engineers still remember.Since Q2 2028Live
    The problem
    R&D support was rebuilt months later, from memory.
    How we tested it
    One running development project, with an Engineering partner. It organises evidence. It never fills in hours.
    What we measure
    Evidence coverage, and the hours Engineering and Tax spend on support.
    Owner
    R&D incentives lead
  • Entity checkChecks invoices and contracts against the approved list of legal entities.Since Q3 2028Pilot
    The problem
    After a business change, documents can name the wrong entity.
    How we tested it
    One business change and one flow of transactions.
    What we measure
    Mismatches fixed before invoicing or close, and repeat mismatches gone.
    Owner
    Finance systems lead
  • TP reality checkSends signal DOCCompares transfer-pricing files with how projects were really run.Since Q4 2028Pilot
    The problem
    Transfer-pricing files describe who does what. Project records show who really did it.
    How we tested it
    One large project that spans several entities.
    What we measure
    Unsupported statements resolved, evidence completeness and review time.
    Owner
    Transfer-pricing lead

2026 → 2028

How we got here

Three steps in two years. Each step earned the next.

  1. Q4 2026

    Inspire & mobilise

    People
    See it · Try it
    Tax
    Reactive
    AI
    Tool
    Focus
    Show tailored examples. Talk to many people. Collect and challenge ideas. A champion group forms.
    Moves on when
    The first experiments are chosen, each with a named owner.

  2. 2027

    Assist & connect

    People
    Shape it · Build it
    Tax
    Earlier
    AI
    Assistant
    Focus
    AI in daily tasks. Clear review standards and access rules. First shared workflows with Finance and IT.
    Moves on when
    Real cases show measured value.

  3. 2028

    Anticipate & scale

    People
    Own it · Teach it
    Tax
    Proactive
    AI
    Agent, with sign-off
    Focus
    Signals before anyone asks. Evidence gathered in the background. Limited agent actions, approved by people.
    Moves on when
    The team runs and improves the workflows without outside help.

  4. You are here · Dec 2028

    2029–30

    What might come next

    People
    Teach other teams
    Tax
    Strategic
    AI
    Digital co-worker
    Focus
    Tax agents working with Finance, Procurement and Legal agents. Tax authorities asking for data digitally. A specialist approves every answer.
    Moves on when
    Exploratory. Not a plan.

SAP & data

One stream under every step, not a separate programme. What Tax learns shapes the new systems. The new systems shape what Tax can do.

The goal isn’t to leave Vanderlande with more AI. It’s to leave it with more capability.

Podcast · Fictional speakers, AI-generated voices

Two episodes, two years apart

Autumn 2026, before anything was built. December 2028, looking back. Swipe or pick an episode.

Podcast · 2026

AI bij Vanderlande Tax

Minder speurwerk. Eerder aan tafel.

Noor · Eva · BramIn Dutch · 6 min

Chapter 1 of 6

De koffer en de spreadsheet

0:00

6:07

Chapters

Read the transcript · In Dutch

01De koffer en de spreadsheet

Noor:Ik stond ooit een kwartier bij de bagageband. Iedereen ging weg… ik bleef staan. Mijn koffer was spoorloos.

Bram:Stond je bij de verkeerde band?

Noor:Erger. Ik had alleen handbagage. Die stond naast me.

Eva:Alle informatie was er. Alleen nog niet met elkaar verbonden.

Noor:En daarmee zijn we bij het onderwerp. AI bij Vanderlande Tax. Geen chatbot die beleefd zegt dat je een goede vraag stelt. Maar echte hulp bij het werk.

Bram:Contracten lezen. Veranderingen zien. Uitzoeken welke factuur bij welke betaling hoort.

Noor:We bespreken een voorstel van Pascal van Lurn Digital. Hij is onafhankelijk AI-adviseur, met ervaring met AI bij de belastingafdeling van Shell. Zijn aanpak is simpel: kies één echt probleem, bouw iets kleins en kijk samen of het helpt. Even voor de duidelijkheid: wij zijn drie verzonnen sprekers, en onze verhalen zijn ook verzonnen. We verkennen mogelijkheden voor Vanderlande, geen echte interne dossiers.

Eva:Ik ben Eva. Ik kijk vanuit Tax en Finance. Mijn eerste vraag bij een slim systeem is meestal… waar baseer je dat op?

Bram:Ik ben Bram, van de techniek en AI. Mijn eerste vraag is: kunnen we het proberen?

Noor:En ik ben Noor. Ik zorg dat jullie geen halfuur over databases praten.

Eva:Een belangrijke maatschappelijke taak.

02Het project veranderde. De belasting ook?

Noor:Waarom is dit juist voor Vanderlande interessant?

Bram:Vanderlande levert logistieke systemen, software en service voor de lange termijn. Denk aan bagage op luchthavens en het sorteren van pakketten. Bij Oman Airports gaat het zelfs om zes jaar beheer en onderhoud.

Eva:En zo’n project verandert onderweg. Er komt extra werk bij, of jaren onderhoud. Past onze fiscale beoordeling dan nog?

Bram:Daarvoor is de projectradar. Neem een verzonnen project. Tax beoordeelde het op basis van acht weken installatie. Later wordt dat tweeëntwintig weken, met extra werk op locatie.

Eva:Dan wil ik niet dat AI roept: jullie zijn nu belasting verschuldigd. Ik wil weten welke aanname is veranderd en waar dat staat. Een langere planning is een reden om te kijken. Geen automatische vaste inrichting.

Noor:Dus geen digitale belastinginspecteur. Meer een collega die zegt: kijk hier even naar.

Bram:Precies. En je test het met een afgerond project. Je speelt het stap voor stap opnieuw af. Dan zie je wat het op tijd vindt, en wat het mist.

Eva:Zodat het niet met kennis achteraf staat te pronken.

03Eerst de offerte. Dan het geld.

Noor:Kan Tax nog eerder helpen? Voordat het project verkocht is?

Eva:Ja. Leg het conceptcontract naast de offerte. AI kan een paar open vragen vinden. Wie betaalt de invoerkosten? Wie draagt een inhouding op de betaling? Zit de lokale installatie in de prijs?

Bram:Geen rapport van veertig pagina’s. Drie vragen die je nog kunt beantwoorden voordat de prijs vastligt.

Noor:Dat klinkt prettiger dan: leuke deal, we hebben nog een rekening gevonden.

Bram:En na de factuur komt de vraag: waar is ons geld? Een rekenvoorbeeld. Eén miljoen euro gefactureerd. Negenhonderddertigduizend ontvangen. Zeventigduizend verschil.

Eva:Dan mag het systeem niet meteen zeggen dat het bronbelasting is. Het kan ook een deelbetaling zijn, of een geschil. Eerst uitzoeken waarom.

Noor:En krijgen we die zeventigduizend dan terug?

Eva:Dat weten we nog niet. Dat hangt af van de regels en het dossier. Een verschil vinden is nog geen geld verdienen.

04Een overtuigend verhaal is nog geen kloppend verhaal

Noor:Eva, waarvoor zou jij AI juist níét als eerste gebruiken?

Eva:Voor nog meer mooie fiscale tekst. Ik laat liever een bestaand verhaal controleren. Neem transfer pricing: de prijzen en afspraken tussen bedrijven binnen dezelfde groep. Stel dat de documentatie zegt dat bedrijf A het project stuurt. Maar in de projectstukken neemt bedrijf B de belangrijke beslissingen. Dan wil je weten hoe dat zit.

Bram:Het systeem verzamelt de aanwijzingen. Het fiscale team beoordeelt wat ze betekenen.

Eva:Het doet me denken aan een spreadsheet. Drie collega’s stuurden me dezelfde analyse. Alle drie definitief. Alle drie een andere uitkomst.

Noor:Welke was goed?

Eva:Geen van de drie. Ze begonnen allemaal met een andere oude versie.

Bram:Een AI die alleen mooie samenvattingen maakt, had er een vierde definitieve versie bij gemaakt.

05Klein bouwen, serieus testen

Noor:Stel dat Pascal morgen met het team aan tafel zit. Waar begint hij?

Eva:Met de vraag: wat wil je over een jaar echt anders zien? En waar komt Tax nu te laat achter? Liefst met één echt voorbeeld.

Bram:Dan kies je één probleem en een eigenaar, en bouw je een kleine versie met goedgekeurde gegevens. Je sluit aan bij wat er al is. Microsoft beschrijft bij Vanderlande al een Digital Acceleration-team dat bouwt met Power Platform en Copilot Studio.

Eva:Daarna testen we met echte gebruikers. Kost de taak minder tijd, ook met het controleren erbij? En kunnen we de uitkomst uitleggen?

Noor:En als de proef niet werkt?

Bram:Dan verbeteren we iets, kiezen we een andere aanpak of stoppen we. Soms heb je geen AI nodig, maar één goed formulier.

Eva:Ook dat mag op de resultatenlijst.

06Wat Pascal toevoegt

Noor:Het voorstel gaat over een jaar, twee dagen per week. Wat mag je verwachten?

Bram:Pascal helpt kiezen, bouwen en mensen meenemen. Maar collega’s doen mee en blijven verantwoordelijk. Liever twee of drie werkwijzen die echt gebruikt worden dan twintig proeven die niemand opent.

Eva:En de grenzen horen erbij. Alleen toegang tot wat nodig is. Belangrijke fiscale conclusies beoordeelt een mens. Geen AI die zelf aangiften indient of betalingen aanpast.

Noor:Sommige luisteraars denken misschien: wordt mijn werk hiermee kleiner?

Eva:Een terechte vraag. Het doel is minder zoeken en najagen, en meer begrijpen en adviseren. Maar dat bespreek je samen met het team.

Noor:Wat nemen collega’s mee naar het eerste gesprek?

Eva:Eén dossier waar je veel tijd aan kwijt was. Of één moment waarop je dacht: dit had ik eerder willen weten.

Noor:Liefst wel de juiste versie van dat dossier.

Eva:Die heet definitief.

Bram:Welke definitief?

Eva:Daarom beginnen we klein.

Noor:AI bij Vanderlande Tax. Minder speurwerk. Eerder aan tafel.

Podcast · 2028

Two years later

Three colleagues look back on the journey.

Noor · Eva · BramComing soon

December 2028

Being recorded

Noor, Eva and Bram look back on two years of work. This episode is not ready yet. Until then, listen to where it started.

Back to today

Everything above is fiction.

Nobody knows yet what Vanderlande Tax needs by 2028. This page is a guess, made to start a conversation. The real work starts with your answers.

Five real questions

Before we meet

Five questions

No form to fill in. Think about them, and bring one example.

  1. A year from now, what should be really different?What do we do less of? What does Finance notice?
    Why this question
    It sets the goal in work, not in AI. Not how many people used a tool, but what got easier.
    Bring one example
    One task you would happily never do again.
  2. Where does Tax find out too late?
    Why this question
    Late news is where cost and risk hide. It also shows which signals would help most.
    Bring one example
    A changed project, a signed contract or a payment with an unexpected deduction.
  3. Where is the detective work?Gathering, comparing, asking for the same attachment again.
    Why this question
    Searching and chasing happen before the real work starts. That is where AI can help first.
    Bring one example
    The attachment you asked for three times.
  4. Which problem should Tax, Finance and IT solve together?And who can make time for it?
    Why this question
    The best cases cross team lines. Inviting three teams to a meeting is not the same as working together.
    Bring one example
    One handover between teams that often goes wrong.
  5. If we build only one thing in the first three months, what should it be?
    Why this question
    One real case, with real examples and someone willing to test it, beats ten good ideas.
    Bring one example
    A case you know well, with the documents that go with it.

vanderlande.tax

This future is fiction. The first 90 days don’t have to be.

Share this page with the team before we meet.